Office manager adalah orang yang bertanggung jawab atas operasi harian sebuah kantor. Tugasnya meliputi pengelolaan sumber daya manusia, keuangan, administrasi, dan fasilitas. Seorang office manager harus dapat bekerja secara efektif di bawah tekanan, memiliki kemampuan manajemen yang baik, serta mampu membangun hubungan kerja yang baik dengan semua pihak yang terkait.
Tugas-tugas Office Manager
1. Mengelola Sumber Daya Manusia
Sebagai office manager, tugas utama adalah mengelola sumber daya manusia. Hal ini meliputi merekrut karyawan baru, memberikan pelatihan, mengatur jadwal kerja, dan mengevaluasi kinerja karyawan. Office manager juga harus mampu memotivasi karyawan agar terus bekerja dengan baik dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2. Mengelola Keuangan
Office manager harus mampu mengelola keuangan kantor dengan baik. Hal ini meliputi membuat anggaran, mengatur pengeluaran, serta memantau arus kas. Seorang office manager juga harus mampu membuat laporan keuangan yang akurat dan tepat waktu.
3. Mengelola Administrasi
Mengelola administrasi kantor juga menjadi tugas seorang office manager. Hal ini meliputi membuat dan memelihara sistem pengarsipan, memastikan kelengkapan dokumen, serta mengatur jadwal pertemuan dan rapat. Office manager juga harus mampu mengelola inventaris kantor dan membuat laporan kegiatan.
4. Mengelola Fasilitas
Office manager bertanggung jawab atas pengelolaan fasilitas kantor. Hal ini meliputi memastikan ketersediaan perlengkapan kantor seperti meja, kursi, dan peralatan kantor lainnya. Office manager juga harus memastikan kebersihan kantor dan melakukan perawatan terhadap peralatan kantor.
Tanggung Jawab Office Manager
1. Memastikan Kepatuhan Hukum
Sebagai office manager, tanggung jawab utama adalah memastikan kantor mematuhi semua peraturan dan hukum yang berlaku. Hal ini meliputi peraturan karyawan, keamanan kerja, dan hak cipta.
2. Mengelola Risiko
Office manager juga harus mampu mengelola risiko yang mungkin terjadi di kantor. Hal ini meliputi mengidentifikasi risiko, mengambil tindakan pencegahan, dan menyiapkan rencana darurat apabila terjadi sesuatu yang tidak diinginkan.
3. Menjaga Hubungan dengan Klien dan Mitra Bisnis
Office manager harus mampu membangun hubungan yang baik dengan klien dan mitra bisnis. Hal ini meliputi menjaga komunikasi yang baik, menyelesaikan masalah dengan cepat, dan memastikan kepuasan pelanggan.
4. Mengembangkan Strategi Bisnis
Office manager juga harus mampu mengembangkan strategi bisnis untuk memastikan pertumbuhan dan keberhasilan kantor. Hal ini meliputi mengidentifikasi peluang bisnis baru, melakukan riset pasar, dan mengembangkan rencana bisnis.
Kesimpulan
Seorang office manager memiliki tugas dan tanggung jawab yang sangat penting dalam mengelola operasi kantor. Tugasnya meliputi pengelolaan sumber daya manusia, keuangan, administrasi, dan fasilitas. Sedangkan tanggung jawabnya meliputi memastikan kepatuhan hukum, mengelola risiko, menjaga hubungan dengan klien dan mitra bisnis, serta mengembangkan strategi bisnis. Seorang office manager harus mampu bekerja dengan baik di bawah tekanan, memiliki kemampuan manajemen yang baik, serta mampu membangun hubungan kerja yang baik dengan semua pihak yang terkait.
