Customer service adalah salah satu unsur penting dalam suatu perusahaan. Kemampuan customer service yang baik akan memudahkan hubungan antara customer dengan perusahaan. Seorang customer service yang handal harus memiliki beberapa skills dasar yang dibutuhkan dalam menjalankan tugasnya. Berikut adalah beberapa skills dasar customer service yang perlu dikuasai:
1. Komunikasi yang Efektif
Komunikasi yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan informasi dengan jelas dan mudah dipahami oleh customer. Seorang customer service harus bisa berkomunikasi dengan baik, baik secara lisan maupun tertulis. Selain itu, customer service juga harus mampu mendengarkan dengan baik agar dapat memahami kebutuhan dan keluhan customer.
2. Empati
Empati adalah kemampuan untuk memahami perasaan serta situasi yang dialami oleh customer. Seorang customer service yang baik harus mampu menempatkan diri pada posisi customer dan memahami permasalahan yang dialami oleh customer. Dengan begitu, customer service dapat memberikan solusi yang tepat untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh customer.
3. Keterampilan Teknis
Keterampilan teknis adalah kemampuan untuk menggunakan perangkat lunak dan hardware yang dibutuhkan dalam menjalankan tugas customer service. Seorang customer service harus menguasai teknologi yang digunakan dalam perusahaan, seperti software CRM (Customer Relationship Management), dan hardware seperti telepon, komputer, dan printer.
4. Pemecahan Masalah
Seorang customer service harus mampu memecahkan masalah yang dihadapi oleh customer. Dalam menyelesaikan masalah, customer service harus mampu melakukan analisis dengan baik dan memberikan solusi yang tepat dan efektif untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh customer.
5. Keterampilan Manajemen Waktu
Seorang customer service harus mampu mengatur waktu dengan baik. Dalam menjalankan tugasnya, customer service akan menghadapi berbagai macam tugas yang harus diselesaikan dalam waktu yang terbatas. Oleh karena itu, customer service harus mampu mengatur prioritas tugas dan mengoptimalkan waktu yang dimilikinya.
6. Fleksibilitas
Fleksibilitas adalah kemampuan untuk beradaptasi dengan perubahan. Dalam menjalankan tugas customer service, customer service akan menghadapi perubahan yang tidak terduga. Seorang customer service yang baik harus mampu beradaptasi dengan perubahan dan memberikan solusi yang tepat untuk mengatasi perubahan yang terjadi.
7. Etika Kerja yang Baik
Seorang customer service harus memiliki etika kerja yang baik. Etika kerja yang baik akan mempengaruhi kualitas pelayanan yang diberikan kepada customer. Etika kerja yang baik antara lain meliputi kesopanan, keramahan, serta menghargai privasi customer.
8. Kemampuan Menjual
Seorang customer service harus memiliki kemampuan menjual. Meskipun bukan menjadi tugas utama customer service untuk menjual produk atau layanan, namun customer service harus mampu memberikan informasi yang baik tentang produk atau layanan yang ditawarkan oleh perusahaan.
9. Kemampuan Berbahasa Asing
Seorang customer service yang handal harus memiliki kemampuan berbahasa asing. Kemampuan berbahasa asing akan memudahkan customer service dalam berkomunikasi dengan customer yang berasal dari luar negeri atau customer yang membutuhkan pelayanan dalam bahasa asing.
10. Kesabaran
Seorang customer service harus sabar dalam menghadapi customer yang sedang mengalami masalah atau kesulitan. Kesabaran akan membantu customer service dalam memberikan solusi yang tepat dan efektif untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh customer.
11. Kemampuan Berpikir Kreatif
Seorang customer service harus memiliki kemampuan berpikir kreatif. Kemampuan berpikir kreatif akan membantu customer service dalam memberikan solusi yang inovatif dan efektif untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh customer.
12. Kemampuan Berkomunikasi dengan Tim
Seorang customer service harus mampu berkomunikasi dengan tim. Dalam menjalankan tugasnya, customer service akan bekerja dalam tim dengan berbagai macam departemen dalam perusahaan. Oleh karena itu, customer service harus mampu berkomunikasi dengan tim dengan baik untuk menyelesaikan tugas dengan efektif.
13. Penggunaan Bahasa yang Jelas dan Mudah Dipahami
Seorang customer service harus menggunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami. Penggunaan bahasa yang jelas dan mudah dipahami akan memudahkan customer dalam memahami informasi yang disampaikan oleh customer service.
14. Kemampuan Mengelola Emosi
Seorang customer service harus mampu mengelola emosi. Dalam menjalankan tugasnya, customer service akan menghadapi customer yang sedang marah atau tidak puas dengan pelayanan yang diberikan. Oleh karena itu, customer service harus mampu mengelola emosinya agar tetap tenang dan dapat memberikan solusi yang tepat untuk mengatasi masalah yang dihadapi oleh customer.
15. Kemampuan Membangun Hubungan yang Baik dengan Customer
Seorang customer service harus mampu membangun hubungan yang baik dengan customer. Hubungan yang baik antara customer service dan customer akan mempengaruhi tingkat kepuasan customer terhadap pelayanan yang diberikan oleh perusahaan.
16. Kemampuan Menganalisis Masalah
Seorang customer service harus mampu menganalisis masalah dengan baik. Dalam menyelesaikan masalah, customer service harus mampu mengidentifikasi sumber masalah dengan tepat dan memberikan solusi yang efektif untuk mengatasi masalah tersebut.
17. Kemampuan Menjaga Hubungan dengan Customer
Seorang customer service harus mampu menjaga hubungan dengan customer. Customer service harus mampu memberikan pelayanan yang baik dan membuat customer merasa puas dengan pelayanan yang diberikan. Dengan begitu, customer akan lebih percaya dan loyal terhadap perusahaan.
18. Kemampuan Memberikan Informasi yang Akurat
Seorang customer service harus mampu memberikan informasi yang akurat dan tepat. Informasi yang akurat akan memudahkan customer dalam memahami produk atau layanan yang ditawarkan oleh perusahaan.
19. Kemampuan Menyelesaikan Tugas dengan Cepat
Seorang customer service harus mampu menyelesaikan tugas dengan cepat. Dalam menjalankan tugasnya, customer service akan menghadapi berbagai macam tugas yang harus diselesaikan dalam waktu yang terbatas. Oleh karena itu, customer service harus mampu menyelesaikan tugas dengan cepat dan efektif.
20. Kemampuan Menjaga Kepuasan Customer
Seorang customer service harus mampu menjaga kepuasan customer. Customer service harus mampu memberikan pelayanan yang baik dan membuat customer merasa puas dengan pelayanan yang diberikan. Kepuasan customer akan mempengaruhi tingkat loyalitas customer terhadap perusahaan.
21. Kemampuan Menerima Kritik dengan Baik
Seorang customer service harus mampu menerima kritik dengan baik. Dalam menjalankan tugasnya, customer service akan menghadapi customer yang memberikan kritik terhadap pelayanan yang diberikan. Oleh karena itu, customer service harus mampu menerima kritik dengan baik dan menggunakan kritik tersebut untuk meningkatkan kualitas pelayanan yang diberikan.
22. Kemampuan Menjaga Kesopanan dan Etika dalam Berkomunikasi
Seorang customer service harus mampu menjaga kesopanan dan etika dalam berkomunikasi. Kesopanan dan etika dalam berkomunikasi akan mempengaruhi kualitas pelayanan yang diberikan kepada customer.
23. Kemampuan Menjelaskan Produk atau Layanan dengan Baik
Seorang customer service harus mampu menjelaskan produk atau layanan dengan baik. Customer service harus mampu memberikan informasi yang lengkap dan mudah dipahami oleh customer tentang produk atau layanan yang ditawarkan oleh perusahaan.
24. Kemampuan Menjaga Kerahasiaan Informasi Customer
Seorang customer service harus mampu menjaga kerahasiaan informasi customer. Customer service harus menjaga privasi dan kerahasiaan informasi yang diberikan oleh customer.
25. Kemampuan Membangun Kepercayaan Customer
Seorang customer service harus mampu membangun kepercayaan customer. Customer service harus memberikan pelayanan yang baik dan membuat customer merasa nyaman dalam berkomunikasi dengan customer service. Dengan begitu, customer akan lebih percaya dan loyal terhadap perusahaan.
26. Kemampuan Menjaga Fokus dalam Menyelesaikan Tugas
Seorang customer service harus mampu menjaga fokus dalam menyelesaikan tugas. Dalam menjalankan tugasnya, customer service akan menghadapi berbagai macam tugas yang harus diselesaikan dalam waktu yang terbatas. Oleh karena itu, customer service harus mampu menjaga fokus dalam menyelesaikan tugas dengan efektif.
27. Kemampuan Berpikir Analitis
Seorang customer service harus mampu berpikir analitis. Kemampuan berpikir analitis akan membantu customer service dalam mengidentifikasi permasalahan dengan tepat dan memberikan solusi yang efektif untuk mengatasi permasalahan tersebut.
28. Kemampuan Mendengarkan dengan Baik
Seorang customer service harus mampu mendengarkan dengan baik. Kemampuan mendengarkan dengan baik akan memudahkan customer service dalam memahami kebutuhan dan keluhan customer.
29. Kemampuan Berpikir Strategis
Seorang customer service harus mampu berpikir strategis. Kemampuan berpikir strategis akan membantu customer service dalam mengembangkan strategi pelayanan yang baik untuk meningkatkan kepuasan customer.
30. Kemampuan Beradaptasi dengan Perubahan
Seorang customer service harus mampu beradaptasi dengan perubahan. Perubahan yang terjadi dalam perusahaan akan mempengaruhi tugas dan tanggung jawab customer service. Oleh karena itu, customer service harus mampu beradaptasi dengan perubahan dan memberikan solusi yang tepat untuk mengatasi perubahan yang terjadi.
Kesimpulan
Skills dasar customer service yang telah dibahas di atas akan membantu seorang customer service dalam menjalankan tugasnya dengan baik. Seorang customer service yang handal harus mampu menguasai skills dasar customer service yang diperlukan dalam menjalankan tugasnya. Dengan menguasai skills dasar customer service yang baik, perusahaan dapat memberikan pelayanan yang baik dan memuaskan customer.
