Surat resmi adalah jenis surat yang digunakan untuk keperluan bisnis, pemerintahan, dan organisasi lainnya. Surat ini harus ditulis dengan format dan gaya yang benar agar dapat dikirim dan diterima dengan baik oleh penerima. Dalam artikel ini, kami akan membahas contoh surat resmi dan bagaimana menulis surat resmi yang baik dan benar.
Pengertian Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk keperluan bisnis, pemerintahan, dan organisasi lainnya. Surat ini memiliki format dan gaya penulisan yang khusus agar dapat diterima dan dipahami dengan baik oleh penerima. Surat resmi dapat digunakan untuk berbagai keperluan seperti permohonan, pengajuan, pemberitahuan, dan lain sebagainya.
Contoh Surat Resmi
Berikut adalah contoh surat resmi yang baik dan benar:
Contoh Surat Permohonan
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Pimpinan Perusahaan XYZ
Di tempat
Dengan hormat,
Kami dari PT ABC yang beralamat di Jalan Raya No.123, Jakarta, ingin memohon kepada Bapak/Ibu Pimpinan untuk memberikan fasilitas kredit kepada kami. Kami berharap Bapak/Ibu Pimpinan dapat mempertimbangkan permohonan kami ini dan memberikan jawaban yang positif.
Demikianlah permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT ABC
Contoh Surat Pemberitahuan
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Pimpinan Perusahaan XYZ
Di tempat
Dengan hormat,
Bersama surat ini kami ingin memberitahukan bahwa PT ABC akan mengadakan acara seminar yang bertajuk “Strategi Pemasaran yang Efektif” pada tanggal 26 Agustus 2021. Acara ini akan diadakan di Hotel ABC, Jakarta.
Kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam acara tersebut. Kami berharap Bapak/Ibu dapat memberikan dukungan dan partisipasi dalam acara ini.
Demikianlah surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT ABC
Cara Menulis Surat Resmi yang Baik dan Benar
Berikut adalah beberapa tips tentang cara menulis surat resmi yang baik dan benar:
1. Perhatikan Format Surat
Format surat resmi harus mengikuti standar yang ada, misalnya penggunaan huruf kapital pada awal kalimat dan penggunaan tanda baca yang benar. Selain itu, surat resmi harus memiliki header yang berisi alamat pengirim, tanggal, dan alamat penerima, serta footer yang berisi tanda tangan dan nama pengirim.
2. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Tegas
Gunakan bahasa yang jelas dan tegas agar pesan yang ingin disampaikan dapat dipahami dengan baik oleh penerima. Hindari penggunaan bahasa yang ambigu atau meragukan.
3. Sampaikan Pesan dengan Singkat dan Padat
Sampaikan pesan dengan singkat dan padat agar surat tidak terlalu panjang dan membosankan untuk dibaca. Hindari pengulangan informasi yang tidak perlu.
4. Perhatikan Tanda Baca dan Ejaan
Perhatikan penggunaan tanda baca dan ejaan yang benar agar surat terlihat profesional dan mudah dibaca. Hindari penggunaan singkatan atau akronim yang tidak dikenal oleh penerima.
5. Gunakan Bahasa yang Sopan dan Hormat
Gunakan bahasa yang sopan dan hormat agar surat terlihat profesional dan menghormati penerima. Hindari penggunaan bahasa kasar atau tidak pantas.
Kesimpulan
Menulis surat resmi membutuhkan perhatian khusus terhadap format dan gaya penulisan yang benar. Surat resmi harus ditulis dengan bahasa yang jelas dan tegas, pesan yang singkat dan padat, serta menggunakan bahasa yang sopan dan hormat. Dengan mengikuti tips yang telah disebutkan, diharapkan surat resmi yang ditulis dapat diterima dan dipahami dengan baik oleh penerima.
