Surat peminjaman tempat adalah surat yang digunakan untuk meminta izin kepada pemilik tempat untuk menggunakan tempat tersebut dalam jangka waktu tertentu. Surat ini biasanya digunakan untuk kegiatan seperti rapat, seminar, konser, dan sebagainya.
Bagian-bagian Surat Peminjaman Tempat
Sebelum kita membahas contoh surat peminjaman tempat, ada baiknya kita mengetahui bagian-bagian yang harus ada dalam surat tersebut. Berikut ini adalah bagian-bagian surat peminjaman tempat:
- Header surat, yaitu tanggal, nomor surat, dan alamat pengirim surat.
- Alamat tujuan surat, yaitu nama dan alamat pemilik tempat yang akan dipinjam.
- Salutation, yaitu kata pembuka yang sopan seperti ‘Kepada Yth.’ atau ‘Saudara/i.
- Isi surat, yaitu permintaan peminjaman tempat dengan jelas dan lengkap.
- Penutup, yaitu kata-kata penutup seperti ‘Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih’.
- Tanda tangan, yaitu tanda tangan pengirim surat dan cap perusahaan (jika ada).
Contoh Surat Peminjaman Tempat
Berikut ini adalah contoh surat peminjaman tempat yang bisa Anda gunakan sebagai referensi:
Tanggal: 1 Juni 2021
Nomor Surat: 001/SPM/VI/2021
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pemilik Gedung XYZ
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta Selatan
Dengan hormat,
Kami dari PT ABC yang bergerak di bidang penerbitan buku, akan mengadakan acara seminar bertajuk ‘Meningkatkan Minat Baca di Era Digital’ pada tanggal 20 Juni 2021. Oleh karena itu, kami bermaksud untuk meminjam gedung yang Bapak/Ibu miliki selama 2 hari, yaitu tanggal 19-20 Juni 2021.
Adapun ruangan yang kami butuhkan adalah ruangan besar dengan kapasitas minimal 200 orang, dilengkapi dengan sound system, proyektor, dan layar. Kami juga membutuhkan ruangan kecil sebagai ruang persiapan dan ruang VIP untuk narasumber.
Kami akan bertanggung jawab atas segala kerusakan atau kehilangan yang terjadi selama penggunaan gedung tersebut. Kami juga siap membayar biaya sewa yang sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat.
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT ABC
Penutup
Itulah contoh surat peminjaman tempat yang bisa Anda gunakan sebagai referensi. Penting untuk diingat bahwa surat harus disusun dengan jelas dan lengkap, serta menggunakan bahasa yang sopan dan baku. Selain itu, pastikan juga Anda telah melakukan kesepakatan dengan pemilik tempat sebelum mengirimkan surat peminjaman tempat.
