Menyampaikan laporan secara lisan merupakan salah satu tugas yang harus dilakukan oleh setiap orang, baik itu dalam lingkup pekerjaan, pendidikan, maupun organisasi. Namun, tidak semua orang memiliki kemampuan untuk menyampaikan laporan dengan baik dan benar. Oleh karena itu, dalam artikel ini, akan dijelaskan bagaimana cara menyampaikan laporan secara lisan dengan baik dan benar.
1. Persiapkan Materi Laporan
Hal pertama yang harus dilakukan sebelum menyampaikan laporan secara lisan adalah mempersiapkan materi laporan dengan baik. Pastikan materi laporan yang akan disampaikan sudah dipahami dengan baik dan benar. Selain itu, buatlah daftar poin-poin penting yang akan disampaikan agar tidak terlewatkan.
2. Kenali Audiens
Setiap audiens memiliki karakteristik yang berbeda-beda. Oleh karena itu, sebelum menyampaikan laporan secara lisan, kenali terlebih dahulu audiens yang akan mendengarkan laporan tersebut. Hal ini akan membantu dalam menentukan gaya dan bahasa yang tepat.
3. Buatlah Outline Laporan
Setelah materi laporan dipersiapkan dan audiens telah dikenali, buatlah outline laporan. Outline laporan akan membantu dalam mengatur urutan penyampaian materi laporan secara terstruktur dan mudah dipahami.
4. Gunakan Bahasa yang Mudah Dipahami
Saat menyampaikan laporan secara lisan, gunakan bahasa yang mudah dipahami oleh audiens. Hindari penggunaan bahasa yang sulit dan rumit. Hal ini akan memudahkan audiens dalam memahami isi laporan.
5. Gunakan Gaya Bahasa yang Menarik
Gunakan gaya bahasa yang menarik sehingga audiens tidak bosan saat mendengarkan laporan. Misalnya, gunakan gaya bahasa yang ceria atau humoris.
6. Gunakan Contoh atau Ilustrasi
Gunakan contoh atau ilustrasi yang relevan agar audiens lebih mudah memahami materi laporan. Misalnya, gunakan contoh kasus atau gambar untuk menjelaskan materi laporan.
7. Gunakan Visual Aids
Untuk mendukung penyampaian laporan secara lisan, gunakan visual aids seperti presentasi slide atau video. Hal ini akan memperjelas dan memperkuat penyampaian materi laporan.
8. Gunakan Intonasi yang Tepat
Gunakan intonasi yang tepat saat menyampaikan laporan. Hal ini akan mempengaruhi cara audiens memahami isi laporan. Misalnya, gunakan intonasi yang naik saat menekankan hal yang penting dan intonasi yang turun saat mengakhiri kalimat.
9. Gunakan Gestur yang Tepat
Gunakan gestur yang tepat saat menyampaikan laporan. Hal ini akan memperkuat penyampaian materi laporan dan membuat audiens lebih tertarik.
10. Jangan Terlalu Cepat atau Terlalu Lambat
Jangan terlalu cepat atau terlalu lambat saat menyampaikan laporan. Hal ini akan membuat audiens sulit memahami isi laporan. Usahakan untuk menyampaikan laporan dengan kecepatan yang tepat dan mudah dipahami oleh audiens.
11. Gunakan Bahasa Tubuh yang Tepat
Gunakan bahasa tubuh yang tepat saat menyampaikan laporan. Hal ini akan memperkuat penyampaian materi laporan dan membuat audiens lebih tertarik. Misalnya, gunakan senyuman atau tatapan mata yang ramah dan sopan.
12. Gunakan Kata Sambung yang Tepat
Gunakan kata sambung yang tepat saat menyampaikan laporan. Hal ini akan mempermudah audiens dalam memahami hubungan antara satu poin dengan poin yang lain.
13. Jangan Terlalu Banyak Mengulang-ulang
Jangan terlalu banyak mengulang-ulang materi laporan yang telah disampaikan. Hal ini akan membuat audiens merasa bosan dan sulit memahami isi laporan. Usahakan untuk menyampaikan materi laporan dengan ringkas dan padat.
14. Jangan Terlalu Singkat atau Terlalu Panjang
Jangan terlalu singkat atau terlalu panjang saat menyampaikan laporan. Hal ini akan membuat audiens merasa bosan atau kehilangan fokus. Usahakan untuk menyampaikan laporan dengan durasi yang tepat dan mudah dipahami oleh audiens.
15. Gunakan Kata-kata yang Tepat
Gunakan kata-kata yang tepat saat menyampaikan laporan. Hindari penggunaan kata-kata yang tidak jelas atau ambigu. Hal ini akan memudahkan audiens dalam memahami isi laporan.
16. Beri Penekanan pada Hal yang Penting
Beri penekanan pada hal yang penting dalam laporan. Hal ini akan memperjelas dan memperkuat penyampaian materi laporan. Misalnya, beri penekanan pada kata-kata kunci atau hal yang mempengaruhi hasil laporan.
17. Jangan Terlalu Formal
Jangan terlalu formal saat menyampaikan laporan. Hal ini akan membuat audiens merasa bosan dan sulit memahami isi laporan. Usahakan untuk menyampaikan laporan dengan gaya bahasa yang santai dan mudah dipahami.
18. Gunakan Bahasa Indonesia yang Baik dan Benar
Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar saat menyampaikan laporan. Hindari penggunaan bahasa yang cacat atau tidak baku. Hal ini akan memperkuat kesan profesional dan terpercaya pada isi laporan.
19. Jangan Terlalu Formal atau Terlalu Santai
Jangan terlalu formal atau terlalu santai saat menyampaikan laporan. Hal ini akan membuat audiens merasa tidak nyaman. Usahakan untuk menyampaikan laporan dengan gaya bahasa yang tepat dan mudah dipahami oleh audiens.
20. Beri Ruang untuk Pertanyaan dan Diskusi
Setelah penyampaian laporan selesai, beri ruang untuk pertanyaan dan diskusi. Hal ini akan memudahkan audiens dalam memahami isi laporan dan menambah wawasan.
21. Jangan Menyampaikan Hal yang Tidak Relevan
Jangan menyampaikan hal yang tidak relevan dalam laporan. Hal ini akan membuat audiens kehilangan fokus dan tidak tertarik pada isi laporan. Usahakan untuk menyampaikan laporan dengan materi yang relevan dan penting.
22. Jangan Terlalu Serius
Jangan terlalu serius saat menyampaikan laporan. Hal ini akan membuat audiens merasa bosan dan tidak tertarik pada isi laporan. Usahakan untuk menyampaikan laporan dengan gaya bahasa yang ceria dan menarik.
23. Beri Contoh Kasus yang Relevan
Beri contoh kasus yang relevan saat menyampaikan laporan. Hal ini akan memperjelas dan memperkuat penyampaian materi laporan. Misalnya, beri contoh kasus yang terjadi di lingkungan sekitar atau di tempat kerja.
24. Jangan Terlalu Banyak Teknik Presentasi
Jangan terlalu banyak menggunakan teknik presentasi saat menyampaikan laporan. Hal ini akan membuat audiens merasa bosan dan tidak tertarik pada isi laporan. Usahakan untuk menyampaikan laporan dengan teknik presentasi yang tepat dan mudah dipahami oleh audiens.
25. Jangan Berbicara Terlalu Keras atau Terlalu Pelan
Jangan berbicara terlalu keras atau terlalu pelan saat menyampaikan laporan. Hal ini akan membuat audiens kesulitan dalam mendengarkan isi laporan. Usahakan untuk berbicara dengan volume suara yang tepat dan mudah dipahami oleh audiens.
26. Jangan Menyampaikan Materi Laporan yang Sudah Dipahami Audiens
Jangan menyampaikan materi laporan yang sudah dipahami audiens. Hal ini akan membuat audiens merasa bosan dan tidak tertarik pada isi laporan. Usahakan untuk menyampaikan materi yang baru dan menarik.
27. Beri Penjelasan yang Tepat
Beri penjelasan yang tepat saat menyampaikan laporan. Hal ini akan memperjelas dan memperkuat penyampaian materi laporan. Misalnya, beri penjelasan tentang istilah atau konsep yang sulit dipahami oleh audiens.
28. Jangan Terlalu Banyak Menggunakan Kata-kata yang Sulit Dipahami
Jangan terlalu banyak menggunakan kata-kata yang sulit dipahami oleh audiens. Hal ini akan membuat audiens kesulitan dalam memahami isi laporan. Usahakan untuk menggunakan kata-kata yang mudah dipahami oleh audiens.
29. Beri Kesimpulan yang Jelas
Setelah penyampaian laporan selesai, beri kesimpulan yang jelas. Hal ini akan memudahkan audiens dalam memahami inti dari isi laporan. Misalnya, beri kesimpulan tentang hasil dari laporan atau rekomendasi untuk tindakan selanjutnya.
30. Beri Motivasi atau Inspirasi
Beri motivasi atau inspirasi pada audiens setelah penyampaian laporan selesai. Hal ini akan meningkatkan semangat dan motivasi audiens untuk melakukan tindakan yang dianjurkan dalam laporan. Misalnya, beri motivasi untuk meningkatkan kinerja atau inspirasi untuk mencapai tujuan.
Kesimpulan
Menyampaikan laporan secara lisan merupakan tugas yang harus dilakukan oleh setiap orang. Dalam menyampaikan laporan secara lisan, diperlukan persiapan materi laporan yang baik, pengetahuan tentang audiens, outline laporan yang jelas, bahasa yang mudah dipahami, gaya bahasa yang menarik, contoh atau ilustrasi yang relevan, visual aids, intonasi yang tepat, gestur yang tepat, kata sambung yang tepat, dan bahasa tubuh yang tepat.
Selain itu, hindari terlalu formal atau terlalu santai, jangan terlalu banyak mengulang-ulang, jangan terlalu singkat atau terlalu panjang, gunakan kata-kata yang tepat, beri penekanan pada hal yang penting, beri ruang untuk pertanyaan dan diskusi, hindari hal yang tidak relevan, jangan terlalu serius, beri contoh kasus yang relevan, jangan terlalu banyak menggunakan teknik presentasi, jangan berbicara terlalu keras atau terlalu pelan, dan beri kesimpulan dan motivasi pada audiens.
Dengan mengikuti tips dan cara menyampaikan laporan secara lisan yang telah dijelaskan di atas, diharapkan dapat membantu dalam menyampaikan laporan dengan baik dan benar.
