Keprotokolan atau protokol adalah suatu aturan atau tata cara yang harus diikuti dalam suatu acara atau kegiatan resmi. Kegiatan keprotokolan sangat penting untuk memastikan kelancaran dan kesuksesan acara. Dalam artikel ini, kita akan membahas apa saja kegiatan keprotokolan yang umum dilakukan dan memberikan contoh untuk masing-masing kegiatan tersebut.
Persiapan
Persiapan adalah tahap awal dari kegiatan keprotokolan. Pada tahap ini, panitia harus menyiapkan segala sesuatu yang dibutuhkan untuk acara. Beberapa kegiatan yang dilakukan pada tahap persiapan antara lain:
- Membuat daftar tamu undangan
- Membuat undangan
- Menentukan tempat dan waktu acara
- Menentukan dress code
- Menyiapkan perlengkapan yang dibutuhkan seperti meja, kursi, sound system, dan lain sebagainya.
Contoh: Sebuah perusahaan akan mengadakan acara peluncuran produk baru. Panitia harus membuat daftar tamu undangan yang terdiri dari para pelanggan dan media. Mereka juga harus membuat undangan dan menentukan tempat dan waktu acara.
Penerimaan Tamu
Penerimaan tamu adalah tahap dimana tamu undangan tiba dan diterima oleh panitia. Pada tahap ini, panitia harus memastikan bahwa tamu undangan merasa diterima dengan baik dan nyaman. Beberapa kegiatan yang dilakukan pada tahap penerimaan tamu antara lain:
- Menyambut tamu undangan
- Mengarahkan tamu undangan menuju tempat acara
- Menyiapkan tempat parkir
- Menyiapkan tempat penginapan bagi tamu undangan yang jauh
Contoh: Sebuah pernikahan akan dilangsungkan di sebuah hotel. Panitia harus menyambut tamu undangan dengan ramah dan mengarahkan mereka menuju tempat acara. Mereka juga harus menyiapkan tempat parkir dan tempat penginapan bagi tamu undangan yang jauh.
Penyambutan
Penyambutan adalah tahap dimana tamu undangan tiba di tempat acara dan disambut oleh tuan rumah atau orang yang mewakili tuan rumah. Pada tahap ini, panitia harus memastikan bahwa tamu undangan merasa disambut dengan baik dan merasa dihargai. Beberapa kegiatan yang dilakukan pada tahap penyambutan antara lain:
- Menyiapkan karangan bunga
- Menyampaikan kata sambutan dari tuan rumah atau orang yang mewakili tuan rumah
- Menyajikan minuman dan makanan ringan
Contoh: Sebuah seminar akan diadakan di sebuah gedung. Panitia harus menyiapkan karangan bunga dan menyampaikan kata sambutan dari tuan rumah. Mereka juga harus menyajikan minuman dan makanan ringan untuk tamu undangan.
Acara Utama
Acara utama adalah tahap dimana acara resmi dilaksanakan. Pada tahap ini, panitia harus memastikan bahwa acara berjalan lancar dan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Beberapa kegiatan yang dilakukan pada tahap acara utama antara lain:
- Menyiapkan kursi untuk tamu undangan
- Menyediakan sound system dan alat presentasi
- Menyiapkan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk acara seperti bendera, spanduk, dan sebagainya
- Mengatur urutan acara
Contoh: Sebuah upacara bendera akan diadakan di lapangan. Panitia harus menyiapkan kursi untuk tamu undangan dan menyediakan sound system untuk memainkan lagu kebangsaan. Mereka juga harus menyiapkan bahan-bahan seperti bendera dan spanduk serta mengatur urutan acara.
Penutupan
Penutupan adalah tahap dimana acara resmi telah selesai dilaksanakan. Pada tahap ini, panitia harus memastikan bahwa tamu undangan merasa puas dengan acara yang telah dilaksanakan. Beberapa kegiatan yang dilakukan pada tahap penutupan antara lain:
- Mengucapkan terima kasih kepada tamu undangan
- Menyerahkan cendera mata kepada tamu undangan
- Mengantarkan tamu undangan yang membutuhkan
- Membersihkan tempat acara
Contoh: Sebuah acara perpisahan akan diadakan di sebuah restoran. Panitia harus mengucapkan terima kasih kepada tamu undangan dan menyerahkan cendera mata. Mereka juga harus mengantarkan tamu undangan yang membutuhkan dan membersihkan tempat acara.
Kesimpulan
Demikianlah artikel tentang apa saja kegiatan keprotokolan beserta contohnya. Kegiatan keprotokolan adalah hal yang penting dalam suatu acara resmi. Dengan mengikuti kegiatan keprotokolan, dapat memastikan kelancaran dan kesuksesan acara tersebut. Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda yang sedang mempersiapkan suatu acara resmi.
