Jika Anda sering terlibat dalam proyek-proyek besar, baik sebagai manajer proyek atau sebagai anggota tim, pasti Anda tidak asing dengan istilah Work of Scope. Istilah ini merujuk pada dokumen yang sangat penting dalam proyek. Dalam artikel ini, kita akan membahas secara lengkap apa itu Work of Scope, mengapa penting, dan bagaimana membuatnya.
Apa Itu Work of Scope?
Work of Scope adalah dokumen formal yang mendefinisikan seluruh pekerjaan yang harus dilakukan dalam suatu proyek. Dokumen ini merinci semua tugas, kegiatan, dan hasil yang harus dihasilkan oleh tim proyek untuk menyelesaikan proyek secara sukses. Work of Scope biasanya dibuat pada awal proyek dan menjadi acuan selama seluruh proses proyek berlangsung.
Work of Scope juga dapat disebut sebagai dokumen Requirements atau Scoping Document. Dokumen ini biasanya berisi rincian tentang tujuan proyek, lingkup proyek, sumber daya yang dibutuhkan, jadwal, dan daftar pekerjaan yang harus dilakukan. Dokumen ini juga dapat mencakup detail tentang risiko dan kendala yang mungkin dihadapi selama proyek.
Mengapa Work of Scope Penting?
Work of Scope sangat penting bagi kesuksesan proyek. Dokumen ini menjadi acuan selama seluruh proses proyek berlangsung. Tanpa dokumen ini, akan sulit untuk mengontrol proyek dan memastikan bahwa tim proyek berfokus pada tujuan yang sama. Berikut adalah beberapa alasan mengapa Work of Scope sangat penting:
- Menyediakan panduan yang jelas untuk tim proyek
- Memastikan bahwa seluruh anggota tim proyek memiliki pemahaman yang sama tentang tujuan proyek dan apa yang harus dicapai
- Membantu dalam mengidentifikasi risiko dan kendala serta merencanakan tindakan pencegahan
- Memastikan bahwa proyek berjalan sesuai dengan jadwal dan anggaran yang telah ditetapkan
- Memungkinkan manajer proyek untuk mengukur kemajuan proyek dan memastikan bahwa proyek berjalan sesuai dengan rencana
Cara Membuat Work of Scope
Membuat Work of Scope memerlukan beberapa tahap dan harus dilakukan dengan hati-hati. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat Work of Scope yang efektif:
- Tentukan tujuan proyek dan hasil yang diharapkan
- Tentukan lingkup proyek dan batasan
- Tentukan sumber daya yang dibutuhkan, termasuk anggaran, waktu, dan tenaga kerja
- Buat jadwal proyek yang realistis
- Tentukan risiko dan kendala yang mungkin muncul selama proyek dan rencanakan tindakan pencegahan
- Rincikan pekerjaan yang harus dilakukan, termasuk tugas, kegiatan, dan hasil yang diharapkan
- Tentukan siapa yang bertanggung jawab atas setiap tugas dan aktivitas
- Buat struktur organisasi proyek yang jelas
- Setujui dokumen dengan semua pihak terkait sebelum memulai proyek
Kesimpulan
Work of Scope adalah dokumen yang sangat penting dalam suatu proyek. Dokumen ini merinci seluruh pekerjaan yang harus dilakukan oleh tim proyek untuk menyelesaikan proyek secara sukses. Tanpa dokumen ini, akan sulit untuk mengontrol proyek dan memastikan bahwa tim proyek berfokus pada tujuan yang sama. Untuk membuat Work of Scope yang efektif, Anda harus melakukan beberapa tahap dengan hati-hati dan selalu mengikuti panduan proyek yang telah ditetapkan.
