Berita acara adalah surat resmi yang digunakan untuk mencatat kejadian atau kegiatan yang terjadi dalam suatu acara atau pertemuan. Dalam berbagai bidang, berita acara sering digunakan untuk mencatat hasil rapat, kegiatan seminar, ataupun untuk mencatat kegiatan seremonial. Dalam artikel ini, kita akan membahas contoh berita acara dan cara membuatnya secara lengkap.
Apa Itu Berita Acara?
Sebelum membahas contoh berita acara, ada baiknya jika kita mengenal terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan berita acara. Berita acara adalah sebuah dokumen atau surat resmi yang berisi tentang hasil atau kejadian yang terjadi dalam suatu acara atau pertemuan. Berita acara biasanya dibuat oleh pihak yang bertanggung jawab dalam acara atau pertemuan tersebut. Tujuan dari berita acara adalah untuk mencatat secara lengkap semua hal yang terjadi dalam acara atau pertemuan, sehingga dapat dijadikan sebagai bukti atau alat untuk mengambil keputusan di kemudian hari.
Jenis-jenis Berita Acara
Sebelum kita membahas contoh berita acara, ada baiknya jika kita mengenal jenis-jenis berita acara terlebih dahulu. Berikut adalah beberapa jenis berita acara yang sering digunakan:
1. Berita Acara Rapat
Berita acara rapat adalah sebuah dokumen yang berisi tentang hasil atau kesimpulan yang diambil dari sebuah rapat. Berita acara rapat biasanya dibuat oleh sekretaris atau panitia rapat. Isi dari berita acara rapat meliputi tentang topik yang dibahas, keputusan yang diambil, serta tanggung jawab dari masing-masing peserta rapat.
2. Berita Acara Seremonial
Berita acara seremonial adalah sebuah dokumen yang berisi tentang hasil atau kejadian yang terjadi dalam sebuah acara seremonial, seperti upacara atau perayaan. Berita acara seremonial biasanya dibuat oleh panitia acara atau pihak yang bertanggung jawab dalam acara tersebut. Isi dari berita acara seremonial meliputi tentang rangkaian acara, kegiatan yang dilakukan, serta ucapan terima kasih dari pihak yang bertanggung jawab.
3. Berita Acara Seminar
Berita acara seminar adalah sebuah dokumen yang berisi tentang hasil atau kesimpulan yang diambil dari sebuah seminar. Berita acara seminar biasanya dibuat oleh panitia seminar atau pihak yang bertanggung jawab dalam seminar tersebut. Isi dari berita acara seminar meliputi tentang topik yang dibahas, kesimpulan yang diambil, serta tanggung jawab dari masing-masing peserta seminar.
Cara Membuat Berita Acara
Setelah kita mengenal jenis-jenis berita acara, kini saatnya kita membahas cara membuat berita acara. Berikut adalah beberapa langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam membuat berita acara:
1. Tentukan Tujuan Berita Acara
Langkah pertama yang perlu dilakukan dalam membuat berita acara adalah menentukan tujuan dari berita acara tersebut. Apakah berita acara tersebut dibuat untuk mencatat hasil rapat, seminar, atau kegiatan seremonial? Setelah menentukan tujuan berita acara, kita bisa mulai menyiapkan alat dan bahan yang dibutuhkan.
2. Siapkan Alat dan Bahan
Alat dan bahan yang dibutuhkan dalam membuat berita acara adalah kertas folio, pen, dan tinta. Selain itu, kita juga perlu menyiapkan daftar hadir peserta acara atau rapat, serta dokumen-dokumen yang berkaitan dengan acara atau rapat tersebut.
3. Buat Daftar Isi Berita Acara
Sebelum mulai menulis berita acara, kita perlu membuat daftar isi terlebih dahulu. Daftar isi berita acara berisi tentang poin-poin penting yang perlu dicatat dalam berita acara. Poin-poin tersebut antara lain tentang pembukaan acara, daftar hadir peserta, topik yang dibahas, kesimpulan atau keputusan yang diambil, serta penutup acara.
4. Tulis Berita Acara dengan Singkat dan Jelas
Setelah menyiapkan alat dan bahan, serta membuat daftar isi, kini saatnya kita mulai menulis berita acara. Pastikan kita menulis berita acara dengan singkat dan jelas, sehingga mudah dipahami oleh semua pihak yang membacanya. Gunakan bahasa yang formal dan tidak memihak pada satu pihak tertentu. Selain itu, pastikan kita mencatat semua hal yang terjadi dalam acara atau rapat tersebut secara lengkap.
5. Review Kembali Berita Acara
Setelah menulis berita acara, jangan lupa untuk mereview kembali berita acara tersebut. Pastikan tidak ada kesalahan penulisan, serta semua hal yang terjadi dalam acara atau rapat tersebut telah dicatat dengan lengkap. Jika perlu, kita bisa meminta bantuan dari pihak yang terlibat dalam acara atau rapat tersebut untuk mereview kembali berita acara.
6. Tandatangani Berita Acara
Setelah berita acara telah selesai ditulis dan direview kembali, kini saatnya kita menandatangani berita acara tersebut. Tandatangan pada berita acara menunjukkan bahwa berita acara tersebut telah disepakati oleh semua pihak yang terlibat dalam acara atau rapat tersebut. Selain itu, tandatangan juga menunjukkan bahwa berita acara tersebut sah dan dapat digunakan sebagai bukti di kemudian hari.
Contoh Berita Acara
Berikut adalah contoh berita acara rapat:
Berita Acara Rapat
Hari, tanggal: Senin, 1 Januari 2022
Waktu: 10.00-12.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Kantor Kami
Pada hari Senin tanggal 1 Januari 2022, kami yang tergabung dalam rapat membahas tentang rencana kerja tahun 2022. Rapat dihadiri oleh:
- Nama Peserta 1
- Nama Peserta 2
- Nama Peserta 3
- Nama Peserta 4
Pada rapat tersebut, kami membahas tentang rencana kerja tahun 2022, mulai dari target penjualan, target produksi, hingga target pelayanan pelanggan. Kami juga membahas tentang strategi pemasaran yang akan kami lakukan pada tahun 2022.
Berdasarkan hasil rapat, kami menyetujui untuk menetapkan target penjualan sebesar Rp 10 miliar, target produksi sebesar 1000 unit, dan target pelayanan pelanggan sebesar 90%. Kami juga menyetujui untuk menggunakan strategi pemasaran online melalui media sosial dan website perusahaan.
Demikian berita acara rapat ini dibuat dan ditandatangani oleh semua peserta rapat.
Kesimpulan
Berita acara adalah sebuah dokumen yang sangat penting dalam mencatat kejadian atau kegiatan yang terjadi dalam suatu acara atau pertemuan. Dalam pembuatan berita acara, kita perlu menentukan tujuan berita acara, menyiapkan alat dan bahan, membuat daftar isi, menulis berita acara secara singkat dan jelas, mereview kembali berita acara, dan menandatangani berita acara. Dengan demikian, kita dapat membuat berita acara yang baik dan valid serta dapat digunakan sebagai bukti di kemudian hari.
